Privacybeleid voor employer branding en werving bij EpicData
Publicatiedatum: 07-06-2024
Bij EpicData beheren wij onze employer branding en wervingsproces via onze carrièresite (de “Carrièresite”), en door een bijbehorend kandidaatvolgsysteem te gebruiken.
In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken als:
- U onze Carrièresite bezoekt (u als "Bezoeker”)
- U zich met ons verbindt via onze Carrièresite, om een profiel bij ons aan te maken en informatie te ontvangen over huidige of toekomstige vacatures bij ons (u als "Verbonden Kandidaat”)
- U solliciteert naar een functie bij ons, via onze Carrièresite of een dienst van een externe partij (u als "Solliciterende Kandidaat”)
- Wij verzamelen informatie over u van andere partijen, sites en diensten, omdat wij denken dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures (u als“ Gezochte Kandidaat”)
- Wij ontvangen informatie over u van onze medewerkers of partners, omdat zij van mening zijn dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures. (u als “Gesourcete Kandidaat”)
- Wij informatie over uontvangen van een Kandidaat, die u als referentie opvoert (u als “Referentie”).
Dit privacybeleid beschrijft ook welke rechten u heeft wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, en hoe u deze rechten kunt uitvoeren.
Wanneer we in dit privacybeleid de term "Kandidaat" gebruiken, verwijzen we naar zowel Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten; Gezochte Kandidaten; als Doorverwezen Kandidaten, tenzij anders vermeld.
1. Over het verwerken van persoonsgegevens
Persoonsgegevens verwijst naar alle informatie die direct of indirect gekoppeld kan worden aan een natuurlijke persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere: naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres. De verwerking van persoonsgegevens omvat elk geautomatiseerd gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, aanmaken, analyseren, delen en verwijderen van persoonsgegevens.
Er zijn wetten en verordeningen over hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verwerken, de zogenaamde wetten inzake gegevensbescherming. Verschillende wetten inzake gegevensbescherming zijn van toepassing op verschillende soorten gebruik van persoonsgegevens, en in verschillende delen van de wereld. Een voorbeeld van een wet inzake gegevensbescherming die relevant is voor ons gebruik van uw persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacybeleid, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679, "AVG").
De meeste verplichtingen onder de AVG zijn van toepassing op de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkingsverantwoordelijke is de entiteit die beslist voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt, en hoe de verwerking wordt uitgevoerd. De verwerkingsverantwoordelijke kan gebruik maken van een zogenaamde gegevensverwerker. Een gegevensverwerker is een entiteit die uitsluitend persoonsgegevens mag verwerken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, en de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken.
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in dit Privacybeleid.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Alle individuele personen
- Apparaatinformatie - Als je onze carrièresite bezoekt, verzamelen wij informatie over je apparaat, zoals IP-adres, browsertype en -versie, sessiekenmerken, verkeersbron, schermresolutie, voorkeurstaal, geografische locatie, besturingssysteem en apparaatinstellingen/gebruik.
- Technische en statistische gegevens - Als je onze carrièresite bezoekt, verzamelen wij technische en statistische gegevens over je gebruik van de site, bijvoorbeeld informatie over welke URL's je bezoekt en hoe je de site gebruikt.
- Communicatiegegevens - Wij verzamelen en bewaren je communicatie met ons, evenals de informatie die je in die communicatie verstrekt. Dit kunnen de inhoud van e-mails, video-opnames, berichten op sociale media, de informatie die je aan je account bij ons toevoegt, enquêtes, enz. zijn.
- Contactgegevens - Zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en fysieke adres.
Sollicitanten
- Gegevens uit sollicitatiegesprekken, beoordelingen en andere informatie uit het recruitmentproces - Bijvoorbeeld aantekeningen van gesprekken met jou, gemaakte beoordelingen en tests, salarisvereisten.
- Informatie in je sollicitatie - Zoals je cv, motivatiebrief, praktijkvoorbeelden, referenties, aanbevelingsbrieven en opleiding.
- Informatie in je openbare profiel - De informatie die wij over je verzamelen uit openbare bronnen met betrekking tot je werkervaring, zoals LinkedIn of de website van je huidige werkgever.
- Informatie verstrekt door referenties - De informatie die wij ontvangen van onze medewerkers of partners die je naar ons hebben doorverwezen, of van de personen die jij als referenties hebt opgegeven.
3. Waar vandaan ontvangen wij uw persoonsgegevens?
Alle individuele personen
- Van de Carrièrepagina. Als u onze Carrièrepagina bezoekt, verzamelen wij technische en statistische informatie over hoe u de Carrièrepagina gebruikt, en informatie over uw apparaat.
- Rechtstreeks van u afkomstig. De meeste informatie die wij over u verwerken, ontvangen wij rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u bij ons solliciteert of contact met ons opneemt. U kunt er altijd voor kiezen om bepaalde informatie niet aan ons te verstrekken. Bepaalde persoonsgegevens zijn echter noodzakelijk om uw aanvraag te kunnen verwerken of om u de informatie te kunnen verstrekken die u van ons wilt ontvangen.
Referenties
- Van de persoon voor wie u een referentie bent. Als een kandidaat u als referentie opgeeft, zullen wij uw contactgegevens van de kandidaat verzamelen om contact met u op te kunnen nemen.
Kandidaten
- Uit openbare bronnen. Wij kunnen persoonsgegevens over u verzamelen uit openbare bronnen, zoals LinkedIn of de website van uw huidige werkgever.
- Van onze referenties. Wij kunnen informatie over u ontvangen van onze medewerkers of partners (zoals dienstverleners op het gebied van werving en selectie), wanneer zij van mening zijn dat uw profiel interessant is voor onze huidige of toekomstige vacatures.
- Van uw referenties. Als u ons referenties geeft, kunnen wij informatie over u van hen verzamelen.
- Gegevens die we zelf of in samenwerking met u aanmaken. Informatie over uw sollicitatie en profiel wordt gewoonlijk door ons, of door ons in samenwerking met u, aangemaakt tijdens het wervingsproces. Dit kunnen bijvoorbeeld aantekeningen zijn van gesprekken met u, beoordelingen en afgenomen tests.
4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
Om onze rechten, belangen en de belangen van anderen te beschermen en af te dwingen, bijvoorbeeld in verband met gerechtelijke vorderingen.
Betrokken personen: De persoon (personen) op wie de rechtsvordering betrekking heeft - dit kunnen personen zijn uit alle bovengenoemde persoonscategorieën.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Het delen van uw persoonsgegevens met andere ontvangers, voor de doeleinden vermeld in Sectie 5 hieronder.
Betrokken personen: Afhankelijk van het doel van het delen, zie Sectie 5 hieronder.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Het verzamelen van informatie over uw gebruik van de Carrièresite, met behulp van cookies en andere tracking technologieën, zoals beschreven in ons Cookiebeleid.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie.
Het onderhouden, ontwikkelen, testen en anderszins waarborgen van de beveiliging van de Carrièresite.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.
Om te analyseren hoe de Carrièresite en het bijbehorende materiaal wordt gebruikt en presteert, om statistieken te verkrijgen en om de operationele prestaties te verbeteren.
Betrokken personen: Bezoekers.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Apparaatinformatie; Technische en statistische gegevens.
Om u op de hoogte te houden van vacatures bij ons.
Betrokken personen: Verbonden Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.
Het beoordelen van profielen en sollicitaties die naar ons zijn verzonden. Dit betekent ook met u communiceren over uw sollicitatie en profiel.
Betrokken personen: Verbonden Kandidaten; Solliciterende Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Verzamelen en evalueren van uw professionele profiel op uw eigen initiatief. Dit heeft ook betrekking op de communicatie met u over uw profiel.
Betrokken personen: Gesourcete Kandidaten; Doorverwezen Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om rechtstreeks contact met u op te nemen over specifieke, toekomstige vacatures bij ons.
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om het interview (de interviews) met u op te nemen.
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Communicatiegegevens.
Om contact met u op te nemen om uw deelname aan enquêtes te vragen
Betrokken personen: Kandidaten.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Alle bovengenoemde categorieën persoonsgegevens kunnen voor dit doel worden gebruikt.
Om contact met u op te nemen om u te vragen informatie over een Kandidaat te verstrekken, en de door u verstrekte informatie te evalueren.
Betrokken personen: Referenties.
Categorieën van gebruikte persoonsgegevens: Contactgegevens; Communicatiegegevens.
5. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Onze dienstverleners. Wij delen uw persoonsgegevens met onze leveranciers die diensten en functionaliteiten leveren in ons employer branding- en wervingsproces. Hieronder vallen bijvoorbeeld dienstverleners op het gebied van werving en selectie en de leverancier van onze Carrièresite en het bijbehorende kandidaatvolgsysteem.
Onze groepsondernemingen. Wij delen uw persoonsgegevens met onze groepsondernemingen wanneer zij ons diensten en functionaliteiten leveren voor onze employer branding en ons wervingsproces, zoals toegang tot bepaalde systemen en software.
Bedrijven die cookies aanbieden op de Carrièresite. Als u hiermee instemt, worden er cookies geplaatst van andere bedrijven dan wij, die de door deze cookies verzamelde gegevens zullen gebruiken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid. U kunt informatie vinden over op welke cookies dit van toepassing is in ons Cookiebeleid.
Aan overheden en andere openbare instanties - als we hiertoe opdracht krijgen. Wij zullen uw persoonsgegevens delen met autoriteiten en andere openbare instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Aan partijen die betrokken zijn bij een gerechtelijke procedure. Indien dit nodig is om onze rechten te beschermen of te verdedigen, delen wij uw persoonsgegevens met overheidsinstanties of met andere partijen die betrokken zijn bij een mogelijke of bestaande gerechtelijke procedure Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij klachten over discriminatie.
Fusies en overnames etc. In verband met een mogelijke fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van ons bedrijf of een deel daarvan aan een ander bedrijf, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen die bij het proces betrokken zijn.
6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?
Om uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, hebben wij een zogenaamde rechtsgrondslag nodig. Een rechtsgrondslag is een reden voor het verwerken van persoonsgegevens die gerechtvaardigd is onder de AVG.
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden beschreven, is de rechtsgrondslag waarop wij ons normaliter baseren dat de verwerking noodzakelijk is voor ons legitieme belang om talent met de relevante competenties voor ons te kunnen aantrekken. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel uit te voeren; dat de verwerking noodzakelijk is om dat doel te bereiken; en dat ons belang zwaarder weegt dan uw recht om uw persoonsgegevens niet voor dit doel te laten verwerken.
U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over hoe deze conclusie tot stand is gekomen. Voor onze contactgegevens, zie Sectie 9 en 10 hieronder.
Er kunnen specifieke omstandigheden zijn waarin de verwerking alleen wordt uitgevoerd als en wanneer u uw toestemming geeft voor de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval als wij u vragen om een interview op te mogen nemen. Zie Sectie 9 hieronder voor meer informatie over uw recht op het intrekken van uw toestemming.
7. Wanneer worden uw persoonsgegevens buiten de EU/EER doorgegeven en hoe worden ze dan beschermd?
Wij streven er altijd naar om uw persoonsgegevens binnen de EU/EER te verwerken.
Echter, sommige van onze dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens buiten de EU/EER. Wij maken ook gebruik van leveranciers waarvan het moederbedrijf, of het moederbedrijf van een onderaannemer, buiten de EU/EER gevestigd is. In deze gevallen hebben wij rekening gehouden met het risico dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER, bijvoorbeeld vanwege een officieel verzoek.
In gevallen waarin een andere ontvanger van uw persoonsgegevens (zoals beschreven in Sectie 5 hierboven) buiten de EU/EER is gevestigd, betekent dit ook dat uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven.
Als wij, of een van onze leveranciers, uw persoonsgegevens buiten de EU/EER overdragen, zorgen wij ervoor dat een door de AVG erkende beveiliging wordt gebruikt om de overdracht mogelijk te maken. Wij gebruiken de volgende beveiligingsmaatregelen:
Als uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, implementeren wij ook passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen in geval van openbaarmaking. Welke beschermende maatregelen we precies implementeren, hangt af van wat technisch haalbaar en effectief genoeg is voor de specifieke overdracht.
Als u meer informatie wilt over de situaties waarin uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden doorgegeven, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in Sectie 9 en 10 hieronder.
8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Alle individuele personen
Als wij uw persoonsgegevens verwerken om onze rechten te kunnen beschermen en af te dwingen, bewaren wij uw persoonsgegevens totdat de desbetreffende juridische kwestie volledig en definitief is opgelost.
Bezoekers
Wij bewaren uw persoonsgegevens één (1) jaar voor veiligheidsdoeleinden. De bewaarperioden voor cookies worden beschreven in ons Cookiebeleid. Wij bewaren uw persoonsgegevens om de resultaten van de Carrièresite te analyseren net zolang als wij persoonsgegevens over u bewaren voor andere doeleinden.
Kandidaten
Als u (uitsluitend) een Verbonden Kandidaat bent, dan bewaren wij uw persoonsgegevens zolang u met ons verbonden blijft.
Voor andere soorten Kandidaten bewaren wij uw persoonsgegevens om te beslissen of u een geschikte kandidaat bent voor de betreffende vacature(s) bij ons.
Als u niet wordt aangenomen, bewaren wij uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om u te kunnen overwegen voor relevante toekomstige vacatures en om eventueel contact met u op te nemen.
Als u wordt aangenomen, bewaren wij uw persoonsgegevens tijdens uw dienstverband voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden, waarvan u dan op de hoogte wordt gesteld.
Referenties
Wij bewaren uw persoonsgegevens net zo lang als wij de persoonsgegevens bewaren van de Kandidaat voor wie u als referentie diende.
9. Welke rechten heeft u en hoe kunt u deze rechten uitvoeren?
In deze Sectie vindt u informatie over de rechten die u heeft wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken. Zoals hieronder beschreven, zijn een aantal rechten alleen van toepassing als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een bepaalde rechtsgrondslag.
Als u een van de hier vermelde rechten wilt uitvoeren, raden wij u aan om:
- Naar de Data & Privacy pagina op onze Carrièresite te gaan, waar we functies aanbieden waarmee u uw rechten kunt uitvoeren;
- In te loggen op uw account bij ons, waar u de instellingen in de account kunt gebruiken om uw rechten uit te voeren; of
- Direct contact met ons op te nemen via anthony.coppens@epicdata.be.
Recht op informatie
U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. U hebt ook het recht om geïnformeerd te worden als wij van plan zijn om uw persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn.
Wij verstrekken u dergelijke informatie door middel van dit privacybeleid, door updates op onze Carrièresite (zie ook Sectie 11 hieronder), en door eventuele vragen van u aan ons te beantwoorden.
Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
U hebt het recht om te weten of wij persoonsgegevens over u verwerken en om een kopie te ontvangen van de gegevens die wij over u verwerken. Naast het ontvangen van een kopie van uw persoonsgegevens, ontvangt u ook informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
Recht op toegang tot en overdracht van uw persoonsgegevens naar een andere ontvanger ("dataportabiliteit").
U kunt een kopie opvragen van uw persoonsgegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van een contract met u, of op basis van uw toestemming, in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat. Hierdoor kunt u deze gegevens ergens anders gebruiken, bijvoorbeeld om ze naar een andere ontvanger over te dragen. Als dit technisch mogelijk is, hebt u ook het recht om te vragen dat wij uw gegevens rechtstreeks aan een andere ontvanger overdragen.
Recht om uw persoonsgegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid?").
In bepaalde gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens over u door ons te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval als het voor ons niet meer noodzakelijk is om de gegevens te verwerken voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld; als u uw toestemming intrekt; als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en er geen legitieme, doorslaggevende rechtvaardigingen zijn voor de verwerking. (Voor het aparte recht om bezwaar te maken, zie hieronder.)
Recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op ons legitieme belang, door te verwijzen naar uw persoonlijke omstandigheden.
Recht op beperking van de verwerking.
Als u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist zijn, dat onze verwerking onwettig is, of dat wij de informatie niet nodig hebben voor een specifiek doel, dan heeft u het recht om te verzoeken dat wij de verwerking van dergelijke persoonsgegevens beperken. Als u bezwaar maakt tegen onze verwerking, zoals hierboven beschreven, kunt u ons ook vragen om de verwerking van deze persoonsgegevens te beperken terwijl wij uw verzoek beoordelen.
Wanneer onze verwerking van uw persoonsgegevens beperkt wordt, zullen wij (met uitzondering van opslag) de gegevens alleen verwerken met uw toestemming of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen, of om redenen van zwaarwegend algemeen belang.
Recht op rectificatie en aanvulling.
U heeft het recht om een verzoek in te dienen om onnauwkeurige informatie te rectificeren en om informatie over u aan te vullen die u als onvolledig beschouwt.
Recht om uw toestemming in te trekken.
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Als u dit doet, zullen wij stoppen met het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft ingetrokken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtsgeldigheid van de verwerking die gebaseerd was op uw toestemming voordat deze werd ingetrokken.
Recht van bezwaar.
Als u klachten hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming in Belgium. U kunt hun contactgegevens hier vinden.
U kunt ook een klacht indienen bij uw nationale autoriteit voor gegevensbescherming, die u hier kunt vinden als u woonachtig bent binnen de EU. Als u woonachtig bent in het Verenigd Koninkrijk, kunt u hiereen klacht indienen bij de Information Commissioner's Office.
10. Waar kunt u terecht met opmerkingen of vragen?
Als u contact met ons wilt opnemen om uw rechten uit te oefenen, of als u vragen, opmerkingen of twijfel heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar anthony.coppens@epicdata.be.
11. Aanpassingen aan dit Privacybeleid
We werken dit privacybeleid bij wanneer dat nodig is - bijvoorbeeld omdat we uw persoonsgegevens op een nieuwe manier gaan verwerken, omdat we de informatie nog duidelijker voor u willen maken, of als dat nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.
Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen. U kunt altijd bovenaan deze pagina kijken om te zien wanneer dit privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.
